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实验室怎么样处理客户投诉呢

发布时间:2020-01-14 点击数:213

  实验室怎么样处理客户投诉呢首先核查,当核查表明投诉及反馈意见与事实不符或不属实验室责任时,质量主管或其指定人员应与客户及相关方面及时进行沟通,作出解释获得客户的谅解。 当核查表明投诉及反馈意见的事件属实时,质量主管应立即采取纠正措施,按照实验室相应的程序进行处理;同时拟定书面文件,将纠正措施和处理意见通知客户或相关方面

  客投诉的分类

  1、按投诉的性质分:有效投诉与沟通性投诉  (1)有效投诉:有效投诉有两种情况:用户对服务管理单位在管理服务、收费、经费管理、维修养护等方面失职、违法、违纪等行为的投诉,并经过有关行业主管部门查实登记的。用户向服务管理单位提出的管理单位或管理人员故意、非故意,或失误造成用户或公众利益受到损害的投诉。

  (2)沟通性投诉:求助型:投诉者有困难或问题需给予帮助解决的。咨询型:投诉者有问题或建议向管理部门联络了的。发泄型:投诉者带有某种不满,受委屈或误会等造成的内心不满,要求把问题得到解决的。沟通性的投诉若处理不当,会变成有效投诉,所以必须认真处理沟通性投诉。

  2、按投诉的内容分为:

  (1)对设备的投诉:

  (2)对服务态度的投诉:

  (3)对服务质量的投诉:

  (4)突发性事件的投诉。

  顾客投诉时的心理分析

  从顾客气质特征分析,可以把顾客的气质分为四大类:胆汁质型、多血质型、粘液质型和忧郁质型。

  经研究,大多数重复投诉的顾客属于胆汁质型和多血质型客户,这两类气质的顾客高级神经活动类型属于兴奋型和活泼型,他们的情绪兴奋性高,抑制能力差,特别容易冲动,因此,他们在投诉时的心理主要有三种:

  1、 发泄的心理。这类顾客在接受接受服务时,由于受到挫折,通常会带着怒气投诉和抱怨,把自己的怨气、抱怨发泄出来,这样顾客的忧郁或不快的心情由此会得到释放和缓解,以维持心理上的平衡。

  2、 尊重的心理。多血质型顾客的情感极为丰富,他们在接受服务过程中产生了挫折和不快,进行投诉时,总希望他的投诉是对的和有道理的,他们最希望得到的是同情、尊重和重视,并向其表示道歉和立即采取相应的措施等。

  3、 补救的心理。顾客投诉的目的在于补救,补救包括财产上的补救和精神上的补救。

  当顾客的权益受到损害时,他们希望能够及时地得到补救。

  有效解决投诉问题的原则

  1、迅速原则 — 如果投诉是在服务传递过程中发生的,那么要实现充分的补救,时间就很重要;当投诉发生在服务完成之后,许多公司已经建立了24小时反应的政策。

  即使是在完全解决可能需要更长时间的情况下,对顾客投诉做出迅速的反应仍然非常重要。

  2、承认错误但不要太多辩解 — 辩解太多可能表明公司要隐藏某些事情或不愿意充分披露整个情况。

  3、表明你是从每一个顾客的观点出发认识问题 — 通过顾客的眼睛看问题是了解他们认为问题出在哪里,以及他们感到不高兴的唯一途径。

  受理人员应当避免用他们自己的解释轻易地得出结论。

  4、不要同顾客争论 — 你的目的应当是收集事实信息以达成双方都能接受的解决问题的方案,而不是赢取辩论赛的胜利或证明顾客是一个傻瓜。争论会阻碍聆听顾客的观点,并不能平息顾客的怒气。

  5、认同顾客的感觉 — 以默许或明言的方式认同顾客的感觉(“我能理解你为什么如此不高兴”)。

  这种行动有助于建立融洽的关系,它是重建一种受到伤害关系的第一步。

  6、给顾客怀疑的权利 — 并非所有顾客都是诚实的,也并非所有的投诉都被证明是正确的。但是在明确的反面证据出现之前,应当把顾客视为拥有确凿的投诉理由来对待。如果牵涉到大量的金钱(如索赔或法律诉讼),那么就要保证进行认真的调查;如果涉及金额数量较小,那么可能就不值得为退款或其他补偿争论不休——但是检查记录以了解这个顾客是否有过可疑投诉的历史,仍不失为一个好主意。

  7、阐述解决问题需要的步骤 — 在不可能当场解决投诉的情况下,告诉顾客公司将计划如何行动,这可以表明公司正在采取修正的措施,还设定了顾客对时间进度的期望(所以不要过分承诺)。

  8、让顾客了解进度 — 没有人喜欢被抛弃在黑暗中。

  不确定性导致焦虑和紧张,如果顾客知道目前的情况并收到定期的进度报告,那么他们将更易于接受处理过程的递延。

  9、考虑补偿 — 在顾客没有得到他们花钱购买的服务结果,或遇到了严重的不便,或因为服务失误而遭受了时间和金钱的损失时,正确的做法是支付金钱或提供同类服务给他们。

  这样一种做法还可能有助于减少恼怒的顾客采取法律行动的风险。服务保证通常会事先确定补偿方式。在许多情况下,顾客最想要得到的是道歉和承诺避免类似错误的发生。

  10、坚持不懈地重获顾客的友善—当顾客感到不满时,公司所面临的最大的挑战是恢复他们的信心和为未来保留这种关系,这可能需要毅力和追踪,不仅是为了平息顾客的怒气,而且要让他们相信公司正在采取行动避免问题的再次发生。

  出色的补救工作有助于建立顾客忠诚和推动顾客向他人推荐公司的服务。

  接线人员的基本素质要求

  1、品德素质——诚实严谨、克尽职守的工作态度和廉洁奉公、公道正派的道德品质;

  2、文化素质——广博的知识素养和人际沟通的基本知识;

  3、心理素质——广泛的兴趣;开朗和善的性格;自信豁达的风度;宽宏大度、容人容事的气量;

  4、生理素质——体形、相貌、仪表、风度等素质;旺盛的精力、清醒的头脑、敏捷的注意力和思维力、良好的记忆力;

 

  5、业务素质——一般通信技术业务知识、精通的通信和顾客投诉处理的业务流程知识。

  

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